1. 项目申报过程每年三月各单位填写下学年的项目申报表，四月底交校国际交流与合作处汇总， 五月上旬由学校外国专家工作评审组初审，选出申报教育部的重点项目和学校重点项目.由校国际交流与合作处通知各单位初审结果，由各单位外事秘书通知有关项目的负责人学校重点项目申报完毕。教育部重点项目由项目负责人填写申报表上报教育部，每年七月份教育部批复后，由校国际交流与合作处通知有关单位及项目负责人。
2. 外专来访报批过程部、校重点项目的外专确定来访时间后，提前三个月通知，并提交校国际交流与合作处外专活动日程表及经费预算。 经校国际交流与合作处和主管校长审批，上报陕西省教育厅、陕西省外办或教育部。审核批准后向外专发正式邀请通知书，外专凭邀请函办理来华签证手续。项目负责人按计划做好外专的接待及学术活动的准备工作。
3. 项目实施过程项目负责人具体落实外专的接送和食宿安排，各项费用均按有关文件规定的标准和审批的经费预算支付项目负责人具体组织落实外专的讲学科研等学术活动 重要外专需校领导接见或宴请，向校国际交流与合作处申报，由校国际交流与合作处联系安排。
4. 项目总结过程外专离校后，由项目负责人写出学术总结，交校国际交流与合作处。教育部重点项目需按有关文件的要求写总结，每年五月底完成，交校国际交流与合作处审核上报教育部。项目未完成的应写项目进展报告上报项目负责人结清接待费用，经校国际交流与合作处审核盖章，到财务处报销。
注：
1、 短期专家指来华进行学术访问或科研教学工作六个月（或一学期）以下的外专。长期专家的聘请 需提前一学期向校国际交流与合作处申报。
2、 上报教育部未获批准的重点项目作为学校重点项目实施。
