为了做好我校举办国际学术会议的管理，规范申办程序，提高举办国际会议的效益，根据国家教育部有关文件精神，结合我校实际，制定以下申请指南。

一、申请举办国际会议应具备的条件

（一）国际会议是指与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。

（二）申请举办国际会议的单位在相关的学术领域有较强的教学及科研力量，教学、科研研究水平较高，一般应在国内处于领先地位。

（三）参会外宾人数在10人及以上，必须上报陕西省教育厅、陕西省外事办公室审批。参会外宾人数在100人以上的会议必须上报省级（省教育厅、省外办）、国家级（党中央、国务院）两级审批。

（四）会议经费落实，须提供相应的证明材料，并具备会务及接待工作的能力。

二、申请举办国际会议的程序

（一）凡申请举办国际学术会议，应提前三个月由所在学院提出书面申请送国际交流与合作处，经学校审核后，由国际处统一拟文上报陕西省教育厅及陕西省外事办公室。

（二）待教育厅、省外办正式批准下文后，承办单位方可对外承诺并积极开展各项筹备工作。

三、举办国际会议的注意事项

（一）会议所需经费主要由承办单位自筹解决，做到收支平衡。要力求会风简朴，务实高效，禁止利用举办会议搞公费旅游、重复宴请、大吃大喝和赠送高档礼品。禁止以举办国际会议为名乱拉赞助、向企业等摊派。

（二）一切涉及领土主权、意识形态、民族和宗教等敏感问题的国际会议不予举办。外方背景可疑或带有对我不利政治企图的，以及内容重复、空泛、无明确目的的国际会议不得举办。严格控制境外非政府组织举办的国际会议，严防有的国家以举办国际会议为名对我进行意识形态渗透和情报工作。

（三）原则上不邀请未建交国家人员出席会议。如有特殊需要，须事先通过国际交流与合作处报陕西省外办审批。原则上不邀请外国记者和外国驻华使、领馆人员参加会议，如需要，则需专门出学校红头文件省外办办理二维码邀请函。

（四）不得承诺外国代表的会后旅游事宜。

（六）确定会议议题、准备会议材料、国内代表发言以及会议期间安排的参观考察活动，均不得违反国家有关保密规定。

（七）一切涉外事宜，均应事先与国际交流与合作处沟通，以便及时请示报告，妥善处理。

四、国际会议结束后的工作

（一）提交会议总结：国际会议结束后三周内，承办单位要认真总结（总结的模板在国际处网站下载专区自行下载），按要求写书面总结，送交国际交流与合作处，提交省教育厅、省外事办公室。

（二）国际会议经费管理：会议经费核销应参照申请文件的预算表，按照学校学术会议管理办法的标准执行，严格执行财务有关规定，确保后期审计工作顺利通过。

国际交流与合作处

2018年10月24日